Guía práctica para la gestión de saldos EM/RF en SAP: Control de Desviaciones entre MIGO vs MIRO

En el post anterior tratamos sobre la gestión de la cuenta puente EM/RF, el flujo logístico y los asientos contables (teóricos) que SAP debería generar para cuando ejecutamos una MR11. Ahora este artículo será más práctico mostrando el tratamiento directamente en SAP.

El control de la cuenta de compensación EM/RF (Entrada de Mercancías / Recepción de Facturas) es uno de los puntos críticos en la integración entre los módulos MM y FI. Una gestión inadecuada genera saldos pendientes, desviaciones en valor o cantidad, y observaciones en los cierres contables.

A continuación, revisamos como utilizar las transacciones estándar de SAP para analizar y regularizar estas diferencias de forma eficiente.

1. Identificación y filtro de saldos con la transacción MB5S

La transacción MB5S permite listar los saldos pendientes de la cuenta EM/RF por proveedor, organización de compras, grupo de compras, material o documento de compras específico.

Filtro por Documento de Compras (4100000007)

Al ejecutar muestra la posición exacta que presenta desvíos, el reporte contrasta directamente la cantidad de entrada (MIGO) vs la cantidad facturada (MIRO)

La activación de parámetros como "también pos. equilibradas" permite ampliar el resultado de ejecución del reporte para auditar posiciones abiertas como aquellas que ya tuvieron movimientos previos pero guardan particularidades de saldo.

Resultado de la ejecución activando la casilla: "también pos. equilibradas"

2. Análisis del Historial del Pedido y Trazabilidad (MM & FI)

Entrada de Mercancías (WE / MIGO): Mantiene la afectación física y el valor inicial de inventario o gasto (para el ejemplo, 250 unidades valoradas en 81,200.00 PEN

Registro de Facturas (RE-L / MIRO): Muestra las facturas parciales o totales aplicadas a la posición. En caso de desviaciones operativas, es común encontrar diferencias de cantidades o precios unitarios menores que descuadran el saldo final de la cuenta EM/RF.

ME23N. Documento de Compras: 4100000007 pos. 10 se observa el tipo de operación KtoP que corresponde al documento generado por la ejecución de la MR11 la cual ha corregido actualizando el valor en la cuenta de Mercaderías.

ME23N. Documento de Compras: 4100000007 pos. 20 observamos la desviación de 81200 PEN (MIGO) respecto a una primera factura por 81200 PEN (MIRO) + otra factura adicional por 12 PEN (MIRO).

Documento Logístico (MM): 5105600213

Doc. FI: 5600000090. A nivel contable, los documentos de material y factura generan automáticamente las contrapartidas correspondientes en el libro mayor, afectando la cuenta de proveedores, impuestos y la cuenta transitoria de Facturas por Recibir.

Doc. FI: 5600000090 Pos. 2| Doc. Compras 4100000007 Pos.10

Doc. FI: 5600000090 Pos. 3| Doc. Compras 4100000007 Pos.10

Doc. FI: 5600000090 Pos. 4| Doc. Compras 4100000007 Pos.20 | Aquí están los 12 PEN que genera el desvio, por ende el saldo en la cuenta EM/RF.

3. Regulación masiva: Transacción MR11 y MR11SHOW

Cuando existen múltiples órdenes de compra con pequeñas diferencias de cantidad o valor remanente que ya no van ser facturadas ni entregadas.

Ejecución masiva con MR11: Permite procesar de forma masiva la compensación de la cuenta EM/RF para un lote de órdenes de compras, liberando los saldos estancados en el sistema sin necesidad de hacerlo posición por posición de manera manual.

MR11, ejecutando por documento de compras

MR11, contabilizando.

MR11, log de contabilización

MR11, mensaje M8060 .

Validación con MR11SHOW: Permite consultar los documentos de compensación generados mediante la MR11, facilitando la auditoría posterior de los ajustes realizados a la cuenta de compensación EM/RF.

MR11SHOW, consultando por el Documento generado

MR11SHOW, visualización del Documento de compensación.

MR11SHOW, Documento subsiguiente (Doc.Contable: 2400000004)

Asiento contable: 2400000004 observamos que ha movido el valor 12 PEN de la cuenta EM/RF (4211*) a la cuenta de Mercaderías (20*).

4. Verificación por la transacción MB5S

MB5S, filtramos por Documento de compras, posición y activamos la casilla: 'también pos.equilibradas'.

Cantidad y valor de entrada (MIGO) = cantidad y valor facturado (MIRO)

Atte.:

Alex Alcántara